見やすいスプレッドシートを作成する7つのポイント

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket
l_063

スプレッドシートはエクセルで作成した表を指します。

経理でも、監査でも日々、大量のスプレッドシートを作成しています。

私も監査チームマネージャーの立場から、
非常に多くのスプレッドシートをレビューしてきました。

その経験から、シンプルで見やすい表であることが、
中身よりも重要だと思っています。

見やすければ、間違っている点や不足している点もすぐにわかります。  

逆に、いろんな情報を整理せずにつめ込んだだけの場合、
情報が足りていたとしても、
そもそも読む気になりません。

レビューする立場の人は、
日々大量のレビューが要求されます。

よほど我慢強い人でない限りレビューが適当になり、
かえって重要なミスの原因になります。  

数字を間違えた、監査で見落としがあったというのは、
単なるレビューの怠慢というだけでなく、
日々どれだけ見やすい表を作って運用できているか
という点にかかっていると思います。  

そこで今回は、
見やすいスプレッドシート作成の7つのポイント
について解説します。

①不要な情報を削除してある

伝えたいメッセージは1つしかなかったとしても、
計算過程やバックデータが同じシートに固まっていた場合、
何がいいたいのかわからなくなります。

スプレッドシートは
説明せずとも理解してもらえるレベル
にするのが理想です。

最初のシートはもっとも重要な表だけにし、
その他の不要な情報は削除すべきです。

バックデータは別のシートに固めて、
バックデータである旨を記載します。

②できるだけ「数字の直接入力」、「値貼り付け」をしない

最初のシートに重要な表をもってきましたが、
その表中の数字は、別シートに固めたバックデータ
を参照することがベストです。

あとでレビューが簡単になります。

もう1つよくあるのが、
どこから数字を持ってきたか忘れてしまうことです。

なお、バックデータが重すぎる場合、
別ファイルを参照しないといけない場合などは、
数字の直接入力や値貼り付けでいいと思います。  

③すべての計算が足し算のみで流れるようにする

表中の計算式では、引き算は使わずに、
数字を直接マイナスで入力します。

このようにすることで、次のメリットがあります。

・ひと目でその数字を足しているのか、引いているのか分かる
・セルを参照し、計算式を確認する手間がなくなる
・プリントアウトした表であれば、電卓で数字を確認する手間がなくなる  

下表は極端な例ですが、見直してみると、
できていない表が多くあることに気づくと思います。

  悪い例 良い例
退職給付債務 15,000 -15,000
年金資産 5,000 5,000
退職給付信託資産 3,000 3,000
未認識数理計算上差異 -200 -200
合計:退職給付引当金 7,200 -7,200

④難しい関数をつかわない

sumif、vlookupまでがちょうど良いと思います。

それ以上難しい関数を使うと、説明がたいへんです。

マクロもおすすめしません。
メンテナンスが困難になります。  

⑤体裁を統一する

行の幅、列の幅、文字のフォント、サイズ、罫線の太さ、文字は左揃え、数字は右揃えなどです。

基本的な事項ですが、
スプレッドシートを作成した人のサービス精神
があらわれるポイントだと思います。  

⑥色は多くても2色までとする

色を多用していると、伝えたいポイントがわからなくなります。

本当に重要な場所のみに色を限定すべきです。

特に派手な色が付いていると、そこにしか目が行かなくなります。  

⑦セルを結合しない

のちのち、コピペする際にセルの結合が邪魔になることがよくあります。

見やすくなることもありますが、加工が難しい表になります。  

まとめ

見やすい表を作るのは、ごちゃごちゃな表を作るより、
ずっと時間がかかり、難しいものです。

しかし、決算効率化のためには、
下手なコンサルに頼むよりも即効性があり、
かつ、取り組み易い項目です。

以上のポイントを踏まえて、
決算の都度でも少しずつ改良いただければ幸いです。